Cómo cobrar correctamente la impartición de un curso o conferencia

El tema del post de hoy es un poco denso y muy específico, destinado a personas que impartan algún seminario o charla formativa. Pero como he visto que genera muchos problemas a la multitud de profesionales, autónomos o no, que imparten formación ocasional o continuadamente, no he querido dejar de tratarlo.

Cuando era asesora de emprendedores en la Cámara de Comercio e Industria de Madrid, mis compañeros y yo nos encontramos en demasiadas ocasiones con que la equivocación de la empresa pagadora en la forma de retribuir a una persona la impartición de un seminario o actividad formativa ocasional le ha supuesto al formador el inicio de un expediente sancionador de la Agencia Tributaria.

Esta es una complicación grave e innecesaria que a menudo se soluciona con el ingreso de la retención practicada por el pagador en Hacienda con las claves correctas y con la emisión por el formador de un recibo y no de una factura. A no ser que el formador se dedique habitual y profesionalmente a la enseñanza, diseñando las acciones formativas o cumpliendo otras variables, en cuyo caso sí deberá emitir factura y estar debidamente dado de alta como profesional.

Veamos la diferencia y cómo se debe cobrar en cada caso.

La realización de acciones formativas se puede remunerar, según la Ley del IRPF, de dos maneras, dependiendo de la mayor o menor intervención del formador en el diseño de la misma.

Caso 1: como rendimiento del trabajo

Según el artículo 17.2.c) de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas se consideran rendimientos del trabajo “Los rendimientos derivados de impartir cursos, conferencias, coloquios, seminarios y similares” (salvo lo que explicaré en el caso 2).

Es decir, que en principio las acciones de formación generan un rendimiento del trabajo. Para ello, no es necesario un contrato de trabajo escrito ni ningún otro documento, ni tampoco es necesario ni se puede emitir una factura. Lo correcto es firmar un recibo de haberes similar al que aparece al final de este post, con la retención del IRPF correspondiente. Y si el pago se hace mediante ingreso o transferencia bancaria, ni siquiera sería necesario el recibo. Ojo, el recibo NUNCA con IVA. El trabajo nunca lleva IVA.

Todo esto es muy importante: sólo los profesionales que han iniciado una actividad económica y lo han comunicado a Hacienda pueden emitir factura y, en su caso, cobrar IVA (Ver caso 2 abajo). Si no se ha comunicado a Hacienda el alta como profesional con el modelo 037, no se puede emitir factura ni cobrar IVA.

Ocurre que en ocasiones, las empresas desconocen que el formador puede simplemente firmar un recibo como justificante del pago, o bien desconocen con qué calificación ingresar en Hacienda la retención practicada en estos pagos. Pues bien, la retención debe ingresarse a través del modelo 111 como rendimiento del trabajo (no de actividad profesional, como se haría si de verdad fuera una factura de servicio profesional y no un recibo de un trabajo). En el resumen anual, modelo 190, deberá figurar con la clave F, subclave 02, que es la que corresponde a los rendimientos del trabajo (y no la clave G, actividades profesionales).

Si hay este error en los códigos, en cuanto Hacienda cruza datos, el formador puede ser sancionado por haber prestado (supuestamente) un servicio profesional constitutivo de una actividad económica sin haber causado antes alta en el censo de obligados tributarios con el modelo 037.

Cuando el documento que acredita el pago es sólo un recibo, y no una factura, el error se suele solucionar de manera relativamente fácil.

Pero cuando el formador, ignorando la forma correcta en que tiene que documentar el cobro de sus servicios, emite una factura (a menudo haciendo caso de la empresa pagadora, que erróneamente le exige una factura por los servicios prestados), la cosa ya no se soluciona tan fácilmente y caben otras sanciones de la Agencia Tributaria:

• Si ha cobrado una pequeña cantidad de IVA porque se lo indica la empresa (no toda la formación está exenta de IVA) y le han dicho o cree que por su baja cuantía no necesita ingresarlo en Hacienda. En este caso, habría otras infracciones adicionales: por no haber realizado el ingreso del IVA, no haber presentado la declaración trimestral, modelo 303, y posiblemente, según cuando haya prestado el servicio, no haber presentado resumen anual de IVA, modelo 390.

• Si no ha realizado la declaración anual del IRPF, modelo 100, porque no estaba obligado a ello por otros motivos, pero Hacienda considera que por la emisión de la factura ha desarrollado una actividad económica, puede haber cometido otra infracción, ya que el mínimo para no tener obligación de declarar cuando se realiza una actividad económica es muy bajo, de 1.000 euros conjuntamente con otras fuentes de renta.

Esta serie de catastróficas desdichas para el formador son realmente fáciles de evitar, como he dicho, mediante la firma de un recibo con retención y sin IVA y mediante la consignación por el pagador de las claves correctas al ingresar la retención.

Caso 2: Como rendimiento de una actividad económica

El 17.3 de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas indica que la calificación de los rendimientos de una actividad formativa como rendimientos del trabajo tiene una excepción.

Así, las acciones formativas se calificarán como rendimientos de actividades económicas si suponen “… la ordenación por cuenta propia de medios de producción y de recursos humanos o de uno de ambos, con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios”.

La ordenación por cuenta propia de recursos humanos es fácil de entender: colaboración de otras personas en la impartición de la formación.

La ordenación de medios de producción en materia de formación normalmente se considera que existe si el formador diseña la acción (contenidos, cronograma,…), si elabora los materiales didácticos, si imparte las clases en un local propio, …

En estos casos, el profesional sí realiza una actividad económica, no un trabajo, por lo que deberá tener su correspondiente alta en Hacienda a través del modelo 037 antes de iniciar la actividad y emitir factura, no un mero recibo, al terminarla. La factura llevará IVA dependiendo de la naturaleza y contenido de la formación que se imparta. Este es otro punto en el que hay mucha confusión. La Jurisprudencia del Tribunal de Justicia de la UE y las consultas de la Dirección General de Tributos dejan claro que sólo llevan IVA los contenidos de formación que no se encuentren incluidos en un plan oficial estatal de estudios, sea cual sea el centro en el que se imparta [Ver explicación clara, concisa y con enlace a consulta de Tributos en ‘BBVA con tu empresa’]

Por último, quiero comentar, para el profesional autónomo que no se dedica habitualmente a la formación, que el epígrafe profesional de IAE faculta para impartir formación en materias del área de conocimiento sin necesidad de darse de alta en un nuevo epígrafe correspondiente a formación. Por ejemplo, un abogado puede impartir formación de contenidos legales con su epígrafe de abogado, sin necesitar un alta nueva.

Perdonad lo denso del post. El próximo será más ligero, lo prometo.

NOTA: Podéis ver los tipos aplicables en 2016 en este otro post, los modelos siguientes están actualizados a 1 de junio de 2016.

Modelo recibo formación 2016                           Modelo de factura 2016

IMPORTANTE: A partir del día 26 de febrero de 2016 y después de contestar 1.136 consultas de casos personales relacionados con este post desde el día de su publicación, NO se contestarán consultas a través de los comentarios a este post ni a otros del blog.

Probablemente encuentres tu consulta entre las 1.136 ya contestadas, pero si no es el caso, recuerda que prestamos servicios para autónomos, emprendedores y pymes. Si necesitas algún apoyo, podemos ayudarte. Puedes ver lo que hacemos y contactar en nuestra web www.fandelapyme.es.

Muchas gracias.